知的財産の薀蓄：創英国際特許法律事務所

今回は、外国出願時における必要書類について前・後編に分けて書かせていただきます。外国出願時の書類は、国毎や、ルートによって異なります。また、出願時の明細書の言語にも注意を払う必要があります。明細書の翻訳にはある程度の期間が必要となりますので、出願時にはそれを考慮する事が必要です。出願時に必要とされる書類の中には後から補完提出が認められているものも有りますが、安全面や費用面を考慮すると、出願時に全て揃っている事が望ましいといえます。以下の情報をご参考に出願時に必要な書類を準備いただければと思います。

出願時に必要な書類は、どこの国にも共通して言えるのは願書と明細書(含・請求の範囲、要約書及び必要な図面)です。前述の通り国等により異なりますが、優先権主張出願なら優先権証明書、その英訳文、その他委任状、譲渡書、宣誓書などのサイン書類、PCT各国移行の場合はPCT庁書類の提出を求められる事もあります。
続いて各書類ごとに外国事務の観点からの注意事項などを交えてご説明いたします。

願書
願書に記載する事項はお客様からのご依頼に基づいて作成した「Application Information Sheet」を現地代理人へ送付しております。PCT出願の場合は願書を事前にお客様へ送付し、チェックしていただいております。

明細書
明細書は各国の指定する言語で提出します。原則として各国の現地語での出願になりますが、国によっては、まず現地語以外の言語で出願し、後に所定の期間内に現地語を提出すれば良い国もあります。台湾などが例として挙げられ、まず日本語で出願し、出願日から4ヶ月以内に台湾語を提出すればよい事になっています。タイも同様に日本語で出願が可能ですが、これは優先権を主張する場合のみで、そうでなければタイ語での出願しか認められていません。優先権主張出願の方が多いので忘れがちですが、注意が必要です。
また、更に注意しなければならないのは現地語以外の出願が認められていない国です。ドイツのPCT移行などは30ヶ月期限までにドイツ語を準備して出願しなければなりません。
例えば日本語でPCT出願した場合、移行期限までにドイツ語を準備するため、まず日本語を英語に翻訳し、英語にした明細書を更にドイツ語に翻訳します。このように、一つ言語を挟むため通常の2倍の翻訳期間を考慮する必要があります。
PCT移行国の選定をされているお客様などから、「遅くともどれぐらい前に移行の依頼をすれば間に合いますか？」というご質問を受けますが、上記のような事情を考慮いただくと、遅くとも2ヶ月前までに移行のご指示をいただければ比較的余裕を持って準備が進められるかと思います。尚、ここでいう2ヶ月とは明細書の枚数が40枚程度の場合です。200枚、300枚と枚数が多い明細書の場合には当然にその分翻訳に時間を要するので、更に前もっての管理が必要となります。

また、例えば「アメリカへの出願は決定しているが他の移行国が決まってない」など、英文への翻訳をすることが決まっている場合などは、先行して翻訳の指示を頂くこともできます。翻訳文が先にできていれば、翻訳文のチェックにも十分に時間をお取りいただけるかと思います。

優先権証明書
優先権主張出願をする場合に提出を求められます。韓国など、日本国との合意がある一部の国では電子データ交換を行えるため、出願人からの提出義務は免除となっています。それ以外の場合は基礎となる特許出願国の特許庁へ送付請求を行います。優先権証明書の取寄せは出願人が行う事もできますが、弊所では特に明確なご指示がない場合は弊所にて取り寄せを行わせていただいております。尚、基礎出願国が日本の場合で、代理人が送付請求を行う場合、取寄せるべき出願の代理人でないと出願人からの委任状が必要となります。
また、国によっては優先権証明書の英訳、または現地語訳、更に認証を求められる事もあります。
PCT移行の場合はWIPOに提出しているので優先証の提出そのものは不要ですが、イスラエルなどは別途英訳の提出が必要です。

サイン書類
弊所では出願人様、発明者様に署名をいただく書類をまとめてサイン書類という括りで管理しております。委任状は主に出願人様、出願人様が法人の場合はその代表者様などに署名、又は捺印をお願いしております。
国により包括委任制度があり、一度提出すればその国の同じ代理人に他の出願を依頼する場合、その後の提出は不要となります。よく出願する国、依頼する代理人や、委任状に認証が必要な国では費用もかかりますので、包括委任状を提出することをお勧めいたします。
また、出願される件数は僅かですが、リビアなどは、出願と同時に認証済の委任状(コピー可)が必要です。通常のサイン書類よりも準備に時間がかかる上、補完提出が認められておりません。このように、準備を速やかに行わなければならない国もございますので、出願件数が少ない国への出願はなるべく早い時期に必要書類を確認し、準備することが必要です。

ＩＤＳ(情報開示陳述書)
ＩＤＳはアメリカで必要とされる書類ですが、外国出願の多くはアメリカへ出願されますので、出願時の注意点についてご説明いたします。弊所では明細書案を送付する際に併せてIDS確認シートを送付しております。明細書中に記載の文献、及び国際調査報告に記載の文献については機械翻訳の要約部分を添付して提出しておりますが、それ以外の文献についてはお客様からの提出の要否のご回答をいただいてから提出しております。IDS確認シートを送付する際に、一般文献の送付をお願いしたり、翻訳箇所のお問い合せをさせていただく事がございます。これらは先にご回答をいただけますと、明細書案を考慮いただいている間に翻訳の準備などを行えますので、出願と同時に提出する事が比較的容易となります。

ここまで簡単に各書類ごとのご説明をいたしました。後編では国毎に必要な書類についてより詳しくご説明いたします。