創英では、本年2月上旬より「最悪の事態」を想定した対策を準備し、3月1日より第一段階の対策(時差出勤の範囲拡大、その他)を実施し、4月1日より第二段階の対策(輪番制の導入、等)を実施してきました。これらと並行し、リモートワーク環境の拡大強化、サテライトオフィスの開設、等を実施してきました。

このたび、政府から緊急事態宣言が発令されたのを受けて、4月9日から第三段階の対策を実施しています。担当者部門ではリモートワーク環境を利用した在宅勤務等への移行、事務部門では限られた人数での特別事務処理体制への移行です。

対策の主眼は、第1に所員が感染しないこと、第2に所員が感染拡大に寄与しないようにすること、第3に業務の混乱等によりお客様から委託されている知財権の獲得および保全に不具合が生じないこと、の3点です。

対策の手法は、第1に、所員は京都・福岡の各拠点の他、自宅やサテライトからVPNを通じて弊所基幹システムへアクセスすることで案件管理、お客様への原稿納品等を行う、第2に、新規ご依頼の受託、対庁手続、期限管理等の重要手続については事務部門で特別処理チームを編成し、確実かつ安全な処理をする、の2点です。

現在、事務部門以外(弁理士等)の大多数は自宅でリモートワークしておりますが、弊所独自開発のコミュニケーションプラットフォームを利用することができます。これより、出勤中の所員と在宅勤務中の所員との間の連絡網が構築されており、所員が連携して各種の業務処理を実行しています。

事務部門における特別処理チームは限られた人数で編成しているため、その対応範囲を「権利獲得と権利保全に直接影響する」業務に限らせて頂いております。そのため、納品(電子納品以外のもの)、請求書の発行、支払い処理等に関しては、処理の優先度が低くならざるを得ず、通常時よりも遅滞する可能性がありますこと、ご了解をお願いしているところです。

弊所HPにおいて、「各国特許庁の新型コロナ対応情報」をアップし、随時、更新しています。
ご依頼人様、お客様には、弊所HP内の「お客様専用サイト」にて対策の詳細を適時お知らせしています(パスワード必要)。

それぞれ、ご利用ください。

創英国際特許法律事務所 所長
長谷川芳樹